Otter.ai.

Kayıt önceden ayarlanmalıdır

Otter.ai görüşmeleri kaydetmeye, yazıya dökmeye, özet çıkarmaya ve geçmiş toplantılarda bilgi bulmaya yardımcı olur. Ancak ilk karar görüşmeden önce verilmelidir: hangi toplantılar kaydedilecek, içeriği kim görecek ve katılımcılar bunu biliyor mu? Takvimi bağlamak, tüm görüşmelerin beklenmedik biçimde kaydedilmesine yol açmamalıdır.

Transkripsiyon bir çalışma belgesidir

Hizmet konuşmayı metinle ilişkilendirir ve katılımcılara ad vermeyi sağlar. Adları ve sözlerin hangi konuşmacıya ait olduğunu kontrol edin; özellikle sesler benziyorsa veya kişiler birbirinin sözünü kesiyorsa. Bir vaadin kime ait olduğunu yanlış belirlemek, eksik virgülden önemlidir.

Otter ayrıca toplantılarda arama ve AI sohbeti, görüşmeye hazırlık ve takip eylemleri gibi özellikleri açıklar. Kaynaklar doğru düzenlendiğinde bu özellikler yararlıdır. Birkaç tartışmadan derlenen yanıt, eski bir anlaşmayı daha yeni bir kararla karıştırabilir; bu yüzden kaynak kaydın ilgili bölümüne dönmek yararlıdır.

Proje toplantısını inceleme

Görüşmeden sonra kararları fikirlerden ve açık sorulardan ayırın. Her görevin sorumlusunu, süresini ve dayanağını kontrol edin. Katılımcı “deneyebiliriz” dediyse bunu “yapılacak” taahhüdüne dönüştürmeyin. Otomatik özet, konuşmanın geçmişini yeniden yazmak yerine onu hatırlamaya yardımcı olmalıdır.

Önemli bir madde için ilgili konuşmayı bulun ve öncesiyle sonrasını dinleyin. Bazen bir koşul veya düzeltme bir dakika sonra söylenmiş olabilir. Son karardan önce birkaç seçeneğin tartışıldığı müzakerelerde bu özellikle yararlıdır.

Diller, ses ve izinler

Önce toplantı dilini güncel yardım listesinden kontrol edin. Kötü mikrofon, gürültü ve aynı anda konuşan kişiler tanımayı zorlaştırır. Transkripsiyonu dış katılımcıya göndermeden önce dosyayı kimin görebildiğini ve bağlantıdan özgün kayda erişilip erişilmediğini kontrol edin.

Planlar ve bağlı araçlar

Kayıt, içe aktarma, saklama ve ekip özelliklerinin limitleri plana bağlıdır. Kuruluşun görüşme işleme konusunda ek gereksinimleri olabilir. Düzenli kullanımda otomatik katılmayı ve takvim izinlerini bilinçli ayarlayın; varsayılanları incelemeden bırakmayın.

Hangi görevler uygun

• Çalışma Toplantılarının Notları
• Görüşmelerde kararları arama
• Röportajın metni
• Takip incelemesi